Как поставить номер в письме

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином. Я секретарем работаю совсем недавно, подскажите, пожалуйста, как мне начать нумерацию исходящих писем и приказов с нового года.

Содержание:

• Как поставить номер в письме
• Письмо: все тонкости оформления реквизитов
• Как присвоить исходящий номер письма
• Нумерация исходящих писем и приказов
• Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно
• Как в письмах убрать ссылки на номера телефонов
• Регистрация входящих документов

Организационно-распорядительная документация. Пример 7.

Как поставить номер в письме

Письмо печатается на белой бумаге или бумаге светлых тонов формата А4 x мм или А5 x мм. Датой письма является дата его подписания. Дату оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год.

День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Регистрационный исходящий номер письма состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению индексом например, инициалами руководителя направления. Регистрационный номер письма, составленного совместно двумя и более отделами, состоит из регистрационных номеров письма каждого из этих отделов, проставляемых через косую черту.

Ссылка на регистрационный исходящий номер и дату письма включает в себя исходящий номер и дату письма, на который дается ответ. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки письма. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:. При адресовании письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Связный текст, как правило, состоит из двух частей.

В первой части указывают причины, основания, цели составления письма, во второй заключительной - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть например, просьбу без пояснения.

В тексте письма, подготовленного на основании документов других организаций, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:. Приложение: 1. Договор аренды на 5 л. Акт приемки-передачи на 1 л.

Если к письму прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего письмо полное, если письмо оформлено не на бланке, и сокращенное - на письме, оформленном на бланке и расшифровка подписи инициалы, фамилия , например:.

При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:.

Правила составления делового письма 1. Лист должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. Например, дату 5 июня г. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например "05 июня г. Исходящий номер. Ссылка на входящее письмо Ссылка на регистрационный исходящий номер и дату письма включает в себя исходящий номер и дату письма, на который дается ответ.

Адресат В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Петрову Письмо не должно содержать более четырех адресатов.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: ООО "Компания "Название" Ярославский пр-кт, д. Ярославль, При адресовании письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например: Сидорову В.

Свободы, д. Ярославль, 7. Текст письма Текст письма оформляют в виде таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. В письме используют следующие формы изложения: - от первого лица множественного числа "просим направить", "направляем на рассмотрение" ; - от первого лица единственного числа "считаю необходимым", "прошу выделить" ; - от третьего лица единственного числа "общество не возражает", "ООО "Название" считает возможным".

Приложение Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к письму прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо МВД РФ от Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л.

Подпись В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего письмо полное, если письмо оформлено не на бланке, и сокращенное - на письме, оформленном на бланке и расшифровка подписи инициалы, фамилия , например: Директор ООО "Компания "Название" А.

Иванов или на бланке: Директор А. Иванов При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Директор ООО "Компания "Название" А. Иванов Главный бухгалтер М. Петров При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например: Заместитель директора по продажам Заместитель директора по покупкам А.

Иванов М. Петров Исполнитель Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например: А. Иванов

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Если вы хотите сохранить у себя копию, распечатайте дополнительно еще один экземпляр. Попросите делопроизводителя поставить на нем исходящий номер. Проверьте наличие и правильность оформления основных реквизитов, виз согласования, сведений о составителе и подписи руководителя. Обратите внимание на наличие приложений к письму. Если ваша организация перешла на электронный документооборот, действуйте в соответствии с инструкцией по ведению базы данных. Для традиционного бумажного журнала регистрации строгих правил оформления нет.

Как присвоить исходящий номер письма

Есть множество компаний, которые считают, что самое главное в работе с клиентом — телефонные звонки. Может, вы и ваши клиенты тоже попадаете в эту категорию: Если вы читаете в письмах каждую буковку и циферку, то возможно заметили, что иногда контакты в письме автоматически превращаются в кликабельную ссылочку. Такие ссылки позволяют сразу же из письма позвонить отправителю, переключившись на нужное вам приложение скайп, вайбер. Не знаю насколько сейчас связывает и соединяет людей Нокиа, но Gmail явно не любит email рассылки , а активно выступает за живое общение вместо переписки. С появлением Google Voice, у Google начался какой-то бзик, превращать всё, что ни попадя в кликабельные ссылки.

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.

Письмо печатается на белой бумаге или бумаге светлых тонов формата А4 x мм или А5 x мм. Датой письма является дата его подписания.

Нумерация исходящих писем и приказов

Исходящие документы, подготовленные в организации и предназначенные для отправки, после надлежащего оформления и подписания руководителем регистрируются централизованно в службе документационного обеспечения управления ДОУ в регистрационно-контрольных карточках РКК или журнале регистрации исходящих документов. Индекс на исходящем документе проставляется в два этапа. Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется. Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

.

Как в письмах убрать ссылки на номера телефонов

.

Регистрация входящих документов

.

.

.

.